6 Goed bestuur en toezicht

De Raad van Commissarissen heeft met het bestuur een visie op toezicht vastgesteld. De visie gaat in op de verantwoordelijkheid voor het realiseren van doelstellingen, de strategie, het beleid, de financiering en de onderlinge wisselwerking in rollen, zowel binnen de Raad van Commissarissen als tussen de Raad van Commissarissen en het bestuur. 

In deze visie staat dat open samenwerking tussen bestuur en toezicht, met ruimte voor kritische reflectie en tegenspraak, cruciaal is voor een gezonde en moderne governance. Bestuurders en RvC streven met een betrokken en deskundige benadering naar een duurzame en betekenisvolle bijdrage aan de governance en daarmee aan de continuïteit van onze organisatie. 

Als lid van Aedes en de Vereniging van Toezichthouders in woningcorporaties (VTW) volgen we de principes van de Governance code woningcorporaties 2025. In deze code staan de normen voor goed bestuur, toezicht, transparantie, verantwoording aan de samenleving en het financieel beheer. We onderschrijven de code en passen de beginselen toe.

We willen beïnvloedbare risico’s beheersen die buiten onze risicoacceptatie liggen. Onze omgeving is veranderlijk, complex, onzeker en door externe factoren op onderdelen beperkt beheersbaar. Dat vraagt om risicobewustzijn, weerstand(vermogen) en veerkracht. Daarom streven we naar beheersing van ‘kern’ risico’s maar accepteren we risico’s die we kunnen overzien. Het gaat in deze filosofie vooral om risicoleiderschap, waarbij we goed afgewogen keuzes maken. Risicomanagement is daarbij primair een middel voor het realiseren van onze strategische doelen.

Voor ons staat het realiseren van de maatschappelijke doelen voorop. De financiële continuïteit is een belangrijke randvoorwaarde. We kiezen ervoor om de komende tijd veel woningen bij te bouwen. Maar ook de uitgaven voor renovatie, verduurzaming en met name onderhoud spelen in de financiële continuïteit een belangrijke rol. 

We accepteren daarmee het benaderen van de minimale Interest Coverage Ratio (ICR-norm) van de toezichthouder. Dit past binnen de kaders van risicobereidheid van ons risicomanagementbeleid.

Naast de strategische risico’s inventariseren we per divisie/stafafdeling de risico’s die het bereiken van doelstellingen mogelijk in de weg staan. Daarbij maken we alle kritische risico’s in bedrijfsprocessen inzichtelijk. Voor alle directies en afdelingen in het primaire proces zijn risico control matrices beschikbaar waarin sleutel risico’s en afdelingsrisico’s geïdentificeerd zijn. Voor alle sleutel risico’s zijn controles (beheersmaatregelen) geïmplementeerd, waarvan de werking elke vier maanden gerapporteerd wordt.

We hebben een nultolerantiebeleid tegen fraude en accepteren geen enkele vorm of poging tot fraude. Dit jaar stelden we een Fraude Responsplan op, waarin is vastgelegd hoe we omgaan met frauderisico’s en (vermoedens) van fraude.

Frauderisicobeheersing is onderdeel van het integraal risicomanagement binnen onze organisatie. Per afdeling zijn risicoregisters aangelegd, waarin relevante frauderisico’s opgenomen zijn. Elke vier maanden rapporteerden we over de beheersing van de hoogste frauderisico’s aan bestuur en toezichthouders.

Als opdrachtgever onderkennen we een aantal inherente frauderisico’s als gevolg van het sluiten van contracten en het samenwerken met derden. Bij majeure investeringen vindt een onafhankelijke toets plaats door Project control op voorgenomen investeringsbesluiten. Op basis van interne onderzoeken is aan de orde dat de interne beheersing op het bewaken van marktconform inkopen en grip op prestatielevering verbeterd moet worden. Dit richt zich vooral op dagelijks onderhoud. Daarvoor zijn bijsturingacties getroffen.

Diverse maatregelen om corruptie, omkoping en schijn van belangenverstrengeling te voorkomen zijn onderdeel van onze frauderisicobeheersing. Als medewerkers in dienst treden ontvangen zij de code Gedrag & Integriteit. Ook vragen we een ‘Verklaring omtrent gedrag’ en besteden we aandacht aan mogelijke belangverstrengeling als gevolg van nevenwerkzaamheden of conflicterend bezit van vastgoed. Daarnaast voeren we screeningswerkzaamheden uit van potentiële leveranciers en volgen we de Governance Code Woningcorporaties.

Verantwoord handelen door medewerkers is voor ons het uitgangspunt voor een integere bedrijfscultuur en het voorkomen van fraude. Een code Gedrag & Integriteit geldt voor iedereen die optreedt namens Eigen Haard. De code geeft kaders voor verantwoord handelen en een juiste basishouding.

We vernieuwden de code en brachten die expliciet onder de aandacht van alle medewerkers, bestuurders en toezichthouders. Het doorlopen van een e-learning integriteit en interactieve integriteitssessies voor alle medewerkers is afgerond. Alle nieuwe medewerkers doorlopen de e-learning en krijgen bij instroom instructie over codes, bewustzijn en meldregelingen. 

Een integriteitplatform staat aan de basis van de code Gedrag & Integriteit en zorgt ervoor dat het onderwerp integriteit levend blijft. Eigen Haard heeft volgens wettelijke vereisten een klokkenluidersregeling geïmplementeerd. Daarmee zijn er voldoende mogelijkheden om (vermoedens van) fraude en misstanden aan de orde te stellen. Daarvoor kan ook een beroep gedaan worden op interne en externe vertrouwenspersonen en (bij ongewenst gedrag) een klachtencommissie.

Het meldpunt voor mogelijke misstanden is belegd bij de manager Risicocontrol & Audit. Daar kunnen vermoedens van misstanden, onregelmatigheden of fraude gemeld worden. Het meldpunt onderzoekt of meldingen gegrond zijn en adviseert het bestuur zo nodig nader onderzoek uit te laten voeren. 

In 2025 heeft het meldpunt 11 meldingen ontvangen. Naar aanleiding daarvan zijn een aantal interne onderzoeken uitgevoerd. Ook heeft een doorverwijzing plaats gevonden naar de klachtencommissie. Op basis van onderzoeksbevindingen zijn waar nodig passende maatregelen getroffen tegen betrokken medewerkers of leveranciers. Vermoedens van fraude zijn gedeeld met de externe accountant en de toezichthouder.

De Aw houdt integraal toezicht. Dit betekent dat verschillende risicogebieden in onderlinge samenhang worden onderzocht. De Aw toetst daarnaast jaarlijks op rechtmatigheid. Op 26 november 2025 ontvingen wij de Toezichtbrief 2025. Conclusie van de Aw in de Toezichtbrief is dat het onderzoek geen aanleiding geeft voor het opleggen van interventies of toezichtafspraken. 

Met uitzondering van het onderdeel ‘managementsystemen’ is de risico-inschatting laag op alle onderdelen van het beoordelingskader. De risico-inschatting op ‘managementsystemen’ (midden) heeft vooral betrekking op de beheersing van servicekosten en onderhoudsuitgaven voor reparatieonderhoud.